Agressie, intimidatie of grensoverschrijdend gedrag wil je koste wat het kost vermijden, ook op de werkvloer. Een vertrouwenspersoon speelt een essentiële rol in het signaleren en aanpakken van ongewenst gedrag. En is dus ontzettend belangrijk voor elke organisatie. Dit wordt onderstreept door het wetsvoorstel dat recent door de Tweede Kamer werd aangenomen. Dat voorstel verplicht werkgevers met tien medewerkers of meer een interne of externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Met het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon rijst de vraag: kies je voor een interne of een externe vertrouwenspersoon? In dit artikel delen we belangrijke voor- en nadelen voor het maken van deze beslissing.
Wat is het verschil?
Allereerst is het fijn te weten wat precies het verschil is tussen een interne en externe vertrouwenspersoon. Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker uit de eigen organisatie die, naast zijn of haar eigen taken, de rol van vertrouwenspersoon vervult. Een externe vertrouwenspersoon is iemand die door de organisatie wordt ingehuurd voor de taken die bij de vertrouwenspersoon horen. Een extern vertrouwenspersoon werkt veelal op abonnementsbasis. In dat abonnement worden een aantal taken en afspraken vastgelegd.
Belangrijk voor de keuze interne of externe vertrouwenspersoon
Bij het kiezen tussen een interne of externe vertrouwenspersoon voor jouw organisatie is het belangrijk dat de volgende zaken goed geregeld zijn:
- Onafhankelijk;
- Vertrouwelijkheid;
- Voldoende tijd en middelen;
- Kennis, vaardigheden en de juiste opleiding.
Wat zijn de voor- en nadelen van een interne vertrouwenspersoon?
Een helder beeld van de voor- en nadelen van een interne vertrouwenspersoon helpt jou een goed besluit te nemen over wat bij jouw organisatie past. We zetten ze voor je op een rij.
| Voordelen | Nadelen |
| ● Kent de organisatie goed. Dit is vooral belangrijk bij de voorlichting over ongewenst gedrag en het verstrekken van advies aan de directie, zowel gevraagd als ongevraagd. | ● Krijgt waarschijnlijk niet veel meldingen en kan daardoor minder ervaring opdoen, omdat hij/zij voor één organisatie deze rol vervult.
|
| ● Is bekend bij de medewerkers en dat verlaagt mogelijke drempels, mits medewerkers zich vertrouwd voelen bij deze persoon.
|
● Medewerkers kunnen twijfelen aan de integriteit en het vertrouwen van een interne vertrouwenspersoon. De bedrijfscultuur en de persoonlijkheid van de vertrouwenspersoon spelen hierin ook een rol. |
| ● Leidt tot lagere kosten, aangezien het, naast de opleidingskosten, voornamelijk interne kosten zijn die minder zichtbaar zijn.
|
● Er kunnen problemen ontstaan wanneer de taken van de vertrouwenspersoon botsen met de reguliere werkzaamheden. |
| ● Bij afwezigheid of beëindiging van het dienstverband kan een vervanger vinden een uitdaging zijn. | |
| ● De kosten en de tijd voor opleiding en nascholing nemen soms meer tijd in dan de feitelijke werkzaamheden. |
Wat zijn de voor- en nadelen van een externe vertrouwenspersoon?
Laten we de voor- en nadelen verkennen van een externe vertrouwenspersoon.
| Voordelen | Nadelen |
| ● Houdt meer afstand tot de organisatie en wordt daardoor minder snel betrokken bij situaties. Deze vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief. | ● Heeft tijd nodig om het bedrijf en de cultuur te leren kennen.
|
| ● Heeft veel ervaring met het werk en vaak ook met aangrenzende rollen, zoals mediator, coach en (bedrijfs)maatschappelijk werker. | ● Door de afstand nemen medewerkers mogelijk minder snel contact op.
|
| ● Gemakkelijk te vervangen bij afwezigheid door vakantie, ziekte enzovoorts. | ● Kost meer moeite om de vertrouwenspersoon bekend en vindbaar te maken binnen jouw organisatie. |
| ● Er is voldoende aanbod aan externe vertrouwenspersonen, zodat gemakkelijk gekozen kan worden voor iemand die past bij jouw organisatie. | |
| ● De kosten voor opleiding en (bij)scholing worden niet apart in rekening gebracht, maar zijn bij het tarief inbegrepen.
|
|
| ● Doordat de externe vertrouwenspersoon voor verschillende organisaties werkt, doet hij/zij waardevolle kennis en ervaring op die ten goede komt aan de dienstverlening voor jouw organisatie. |
Een combinatie van intern én extern
Bij (grote) organisaties is het steeds gebruikelijker om zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Met deze combinatie hebben medewerkers de vrijheid om zélf te bepalen bij wie ze aankloppen. Dat maakt de drempel om hulp te zoeken nog lager. Daarnaast is het voor beide vertrouwenspersonen erg fijn om elkaar op te zoeken om even te sparren of te overleggen. En dat niet alleen, mocht een vertrouwenspersoon een melding niet kunnen oppakken vanwege belangenverstrengeling of persoonlijke omstandigheden, dan neemt de andere persoon de melding direct over.
Interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen?
We kunnen stellen dat zowel een interne als externe vertrouwenspersoon voor- en nadelen met zich meebrengt. Wat voor jouw organisatie de beste keuze is, is allereerst afhankelijk van wat jij belangrijk vindt. Maar ook van de grootte van jouw organisatie. In een kleine organisatie kan een interne vertrouwenspersoon vinden een uitdaging zijn, zeker als je jouw medewerkers een keuze wilt geven. Kleine(re) organisaties kiezen dan ook vaak voor een externe vertrouwenspersoon of een combinatie van intern en extern.
Heb jij behoefte aan meer informatie of wil je een persoonlijk en professioneel advies voor jouw organisatie? Wij denken graag met je mee. Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan en je hoort binnen één werkdag van ons.
