Feedbackstress: stop met feedback geven en begin met gedrag bespreken

Waarom roept feedbackstress defensiviteit op?

Feedbackstress is de spanning die ontstaat wanneer een gesprek over gedrag vooraf al als kritiek voelt. Nog voordat de boodschap is uitgesproken, kan iemand zich verdedigen of afvragen wat er verkeerd is gegaan. Daardoor wordt een normaal gesprek onnodig beladen.

“Mag ik je wat feedback geven?”

Zes woorden. En de kans is groot dat de ander onmiddellijk in paniek raakt en denkt: o jee. Wat heb ik verkeerd gedaan?

Nog voordat het gesprek begonnen is, schiet iemand al in de verdediging. Of vraagt de ander voorzichtig: “Oké, wat is er?”

Ik vraag me steeds vaker af of we niet gewoon moeten stoppen met het woord feedback. Niet omdat we elkaar niets meer moeten kunnen zeggen. Integendeel. Maar omdat we iets wat heel normaal zou moeten zijn, onnodig ingewikkeld en beladen hebben gemaakt.

Een gezonde aanspreekcultuur blijft het doel. Alleen bouw je die niet door elkaar vaker aan te spreken, maar door gedrag ‘gewoon’ met elkaar te bespreken. Van áánspreken naar béspreken.

Voor veel mensen voelt feedback als kritiek. Er is kennelijk iets niet goed gegaan en iemand anders vertelt je wat je moet verbeteren. Dat gevoel is ook niet zo vreemd. Want wanneer hoor je doorgaans: “Mag ik je feedback geven?”

Meestal niet wanneer iemand je wil vertellen hoe prettig de samenwerking verloopt.

En daar gaat het volgens mij mis. We hebben het bespreken van gedrag vooral gekoppeld aan momenten waarop iets niet goed gaat. Terwijl we juist zouden moeten willen dat collega’s voortdurend met elkaar kunnen praten over hun gedrag en het effect daarvan. Niet om elkaar te beoordelen, maar om samen beter te worden.

Waarom moet je ook benoemen wat goed gaat?

Een gezonde aanspreekcultuur gaat niet alleen over ongewenst gedrag corrigeren. Door concreet te benoemen welk gedrag helpt en welk positief effect het heeft, maak je zichtbaar wat je samen wilt behouden. Dat verlaagt ook de drempel voor gesprekken wanneer iets minder goed loopt.

Misschien is dit wel onze grootste gemiste kans. We hebben het voortdurend over elkaar aanspreken op ongewenst gedrag. Maar hoe vaak benoemen we eigenlijk gedrag dat juist helpt?

“Fijn dat je net even doorvroeg. Daardoor voelde ik de ruimte om mijn verhaal kwijt te kunnen.”

Of: “Ik zag hoe rustig je bleef toen die cliënt boos werd. Daardoor nam de spanning zichtbaar af.”

Dat zijn geen vrijblijvende complimentjes. Je maakt concreet welk gedrag je waardeert én welk positief effect het heeft.

Wat aandacht krijgt, groeit. Door gewenst gedrag bewust te benoemen en positief te bekrachtigen, vergroot je de kans dat mensen het blijven vertonen. En minstens zo belangrijk: als collega’s gewend zijn om ook fijne dingen tegen elkaar te zeggen, wordt het gemakkelijker om te bespreken wanneer iets minder goed loopt. Dan is een gesprek over gedrag niet automatisch een aankondiging dat er iets mis is.

Hoe bespreek je gedrag zonder de ander af te breken?

Bespreek gedrag zo snel mogelijk, concreet en zonder de ander als persoon af te wijzen. Benoem wat je waarneemt, leg uit wat je nodig hebt en blijf nieuwsgierig als de ander defensief reageert. Duidelijkheid en verbinding kunnen naast elkaar bestaan.

Natuurlijk zijn er ook situaties waarin het gedrag van een collega of medewerker je echt dwarszit. Stel dat iemand tijdens een overleg steeds anderen onderbreekt. Je kunt je daar dagenlang aan ergeren en uiteindelijk besluiten dat je diegene erop moet aanspreken. Maar hoe langer je wacht, hoe groter je het in je hoofd maakt. Wat begon als een kleine irritatie, wordt zo een beladen gesprek.

Waarom zou je niet meteen, op het moment zelf, zeggen:

‘Je onderbrak me net een paar keer. Ik wil graag even mijn verhaal afmaken.’

Duidelijk, respectvol en zonder er een groter probleem van te maken dan nodig is.

Geen officieel, aangekondigd, feedbackmoment. Geen ingewikkeld stappenplan. Direct benoemen wat je ziet, op het moment dat het gebeurt. Want bespreken betekent niet dat je je boodschap zo voorzichtig formuleert dat niemand meer weet waar het over gaat.

En reageert iemand defensief? Blijf dan nieuwsgierig. Onderzoek wat er speelt, zonder je eigen boodschap los te laten. Begrijpen betekent namelijk niet automatisch goedkeuren.

Het gaat erom dat je duidelijk bent over gedrag, zonder de ander als persoon af te wijzen. Bespreken zonder afbreken. Vanuit verbinding.

Lees ook hoe je praktisch met weerstand omgaat.

Waarom maakt één training nog geen gezonde aanspreekcultuur?

Een training kan medewerkers helpen om gedrag concreet te benoemen, maar verandert de cultuur niet vanzelf. De dagelijkse werkomgeving bepaalt of mensen het geleerde echt toepassen. Leiderschap, reacties van collega’s en ongeschreven regels zijn daarom minstens zo belangrijk als gespreksvaardigheden.

“We willen graag een betere feedbackcultuur. Kunnen jullie daar een training voor verzorgen?”

Een vraag die we bij Croan regelmatig krijgen. Natuurlijk kunnen we medewerkers leren hoe ze concreet gedrag benoemen, het effect daarvan bespreken en verwachtingen uitspreken. Daar zijn prima modellen voor, zoals het OER-model.

Maar laten we niet denken dat je met een eendaagse training een professionele en gezonde aanspreekcultuur creëert. Want wat gebeurt er de volgende dag? Wat als leidinggevenden zelf nauwelijks aanspreekbaar zijn? Als collega’s het bespreken van gedrag blijven ervaren als kritiek? Of als de ongeschreven regel is dat je vooral de sfeer goed moet houden?

Dan kun je nog zo’n mooi feedbackmodel hebben geleerd. Een aanspreekcultuur is geen vaardigheid die je even aanleert. Het is een manier van samenwerken die je met elkaar ontwikkelt.

Een training kan daarbij helpen. Maar de dagelijkse werkomgeving bepaalt uiteindelijk of mensen het geleerde ook echt gaan toepassen.

Wat verandert een aanspreekcultuur wél?

Een aanspreekcultuur verandert wanneer gesprekken over gedrag normaal worden in de dagelijkse samenwerking. Mensen moeten zich durven uitspreken, collega’s moeten open reageren en leidinggevenden moeten zelf het voorbeeld geven. Dan wordt bespreken onderdeel van professioneel samenwerken.

• Durven medewerkers zich uit te spreken?
• Hoe reageren collega’s wanneer iemand iets bespreekbaar maakt?
• Geven leidinggevenden zelf het goede voorbeeld?
• Krijgt ook gewenst gedrag bewust aandacht?

Een cultuur verandert pas wanneer het gewenste gedrag normaal wordt in de dagelijkse samenwerking. Dus laten we geen feedbackmomenten meer organiseren, maar gesprekken over gedrag normaal maken. Niet alleen wanneer iets beter moet, maar juist ook wanneer iets goed gaat.

Van áánspreken naar béspreken. Niet ingewikkelder maken dan nodig. Eerlijk, nieuwsgierig en met aandacht voor elkaar. Want de beste feedback klinkt niet als feedback, maar als een goed gesprek.

Lees meer over het ontwikkelen van een gezonde aanspreekcultuur.

Veelgestelde vragen over feedbackstress

Wat is feedbackstress?
Feedbackstress is de spanning die ontstaat wanneer iemand een gesprek over gedrag vooraf al als kritiek of beoordeling ervaart. Die spanning kan leiden tot onzekerheid, verdediging of vermijding.

Waarom voelt feedback vaak als kritiek?
Feedback wordt meestal aangekondigd wanneer iets niet goed gaat. Daardoor koppelen mensen het woord aan fouten en verbeterpunten, ook voordat zij weten wat de ander wil bespreken.

Hoe bespreek je gedrag zonder iemand aan te vallen?
Benoem concreet wat je zag of hoorde, leg uit welk effect dat had en vertel wat je nodig hebt. Richt je op gedrag en niet op iemands karakter of intenties.

Waarom is positief gedrag benoemen belangrijk?
Door gewenst gedrag en het effect daarvan concreet te benoemen, maak je zichtbaar wat goed werkt. Bovendien worden gesprekken over gedrag zo minder snel geassocieerd met kritiek.

Kan een feedbacktraining de aanspreekcultuur verbeteren?
Een training kan bruikbare vaardigheden en modellen bieden. Duurzame verandering vraagt daarnaast om voorbeeldgedrag van leidinggevenden, open reacties van collega’s en dagelijkse oefening.