Taken van een vertrouwenspersoon: wat mag je verwachten en wat niet?

PSASociale VeiligheidVertrouwenspersoon
taken vertrouwenspersoon

Vertrouwen op de werkvloer is van onschatbare waarde. Het is de basis voor een gezonde en productieve werkomgeving waarin werknemers kunnen floreren. Gelukkig zien we dat veiligheid op de werkvloer steeds meer erkenning krijgt in onze samenleving. Door recente ontwikkelingen bij vooraanstaande bedrijven komt dit onderwerp steeds vaker ter sprake. Ook in de politieke arena wordt er niet stilgezeten: op 23 mei 2023 stemde een overtuigende meerderheid van de Tweede Kamer voor het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon bij bedrijven met meer dan 10 medewerkers. Het is nu afwachten tot de Eerste Kamer akkoord gaat.

Een vertrouwenspersoon draagt bij aan het terugdringen van ongewenst gedrag en het creëren van een veilige werkomgeving voor álle medewerkers. Maar wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon precies? Wat houdt deze rol in? En wat mag jouw organisatie wel en niet van een vertrouwenspersoon verwachten? In dit blog bespreken we waarom het hebben van een vertrouwenspersoon waardevol is voor jouw organisatie.

Een veilige haven voor werknemers

Waar samengewerkt wordt, ontstaan soms uitdagende situaties. Denk bijvoorbeeld aan ongewenst gedrag of ongewenste omgangsvormen als pesterijen, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en discriminatie. In dergelijke situaties fungeert een vertrouwenspersoon als aanspreekpunt. Een vertrouwenspersoon is daarmee een essentiële schakel in het creëren van een veilige werkomgeving voor jouw medewerkers. Hij of zij biedt een luisterend oor, steun en begeleiding bij problemen en situaties die impact hebben op het welzijn van medewerkers. Het nieuwe wetsvoorstel versterkt de positie van vertrouwenspersonen, waardoor zij een nog belangrijkere rol gaan spelen bij het terugdringen van ongewenst gedrag op de werkvloer.

De rol van een vertrouwenspersoon

Het is belangrijk om te weten wat je van een vertrouwenspersoon mag verwachten. Dan profiteert jouw organisatie namelijk optimaal van de ondersteuning en begeleiding die de vertrouwenspersoon biedt. En begrijp je beter dat er ook beperkingen zijn binnen deze rol. Het stelt je in staat om de juiste stappen te zetten in het aanpakken van ongewenst gedrag binnen jouw organisatie en draagt bij aan het creëren van een veilige werkomgeving voor alle collega’s.

Wat je mag verwachten

1. Vertrouwelijkheid

Een vertrouwenspersoon behandelt alles wat besproken wordt strikt vertrouwelijk. Hij of zij deelt alleen informatie met toestemming van de ‘melder’, tenzij er sprake is van een ernstige bedreiging voor de veiligheid van anderen of een strafbaar feit. Wanneer de vertrouwenspersoon een advies uitbrengt aan jouw organisatie op basis van een klacht, wordt alles wat besproken is geanonimiseerd. De informatie die een werknemer met de vertrouwenspersoon deelt, komt dus nooit bij jou of andere collega’s terecht.

2. Empathie en begrip

Een vertrouwenspersoon is er om medewerkers te ondersteunen en begrijpt de impact van situaties op hun welzijn. Hij of zij biedt een luisterend oor en zorgt ervoor dat medewerkers hun verhaal kwijt kunnen. De vertrouwenspersoon biedt empathie en begrip zonder te oordelen.

3. Begeleiding en advies

Een vertrouwenspersoon begeleidt medewerkers bij het zoeken naar mogelijke oplossingen voor het betreffende probleem en geeft advies over verdere stappen die genomen kunnen worden. Dit advies beperkt zich niet tot de werknemer: de vertrouwenspersoon heeft ook jaarlijks overleg met de directie of het bestuur. Op basis van dat gesprek geeft de vertrouwenspersoon gevraagd en ongevraagd advies over belangrijke aspecten, zoals het bevorderen van positieve omgang met collega’s, effectieve communicatie en succesvolle samenwerking. Daarnaast speelt een vertrouwenspersoon een cruciale rol bij het ontwikkelen van preventief beleid dat gericht is op het creëren van een veilige en respectvolle werkomgeving voor iedereen.

4. Doorverwijzing

Ongewenste omgangsvormen kunnen vervelende gevolgen hebben. Dit betekent ook dat je werknemers er misschien niet altijd zelf uit kunnen komen. Indien nodig verwijst een vertrouwenspersoon een werknemer door naar andere interne of externe experts voor verdere ondersteuning, zoals bijvoorbeeld een mediator, coach, jurist of (bedrijfs)arts.

5. Nazorg

Een vertrouwenspersoon houdt na afronding van de situatie contact met de werknemer in kwestie, bijvoorbeeld tijdens het zetten van eventuele vervolgstappen. Nadat deze zijn doorlopen, bekijken zij samen of de klacht voldoende is opgepakt of dat er eventueel nazorg nodig is. Medewerkers krijgen dus voor, gedurende en na het traject de juiste ondersteuning.

Wat je niet mag verwachten

1. Een vertrouwenspersoon is geen therapeut

Hoewel een vertrouwenspersoon luistert en emotionele steun biedt, is hij of zij geen vervanging voor professionele therapeutische hulp. De focus ligt op het begeleiden en informeren van medewerkers bij het omgaan met psychosociale arbeidsbelasting en het bieden van praktische ondersteuning. Een vertrouwenspersoon helpt wel bij het vinden van geschikte (externe) hulpbronnen.

2. Juridisch advies

Hoewel een vertrouwenspersoon bekend is met wet- en regelgeving, is hij of zij geen juridisch expert. De vertrouwenspersoon kan medewerkers wel informeren over mogelijke opties en doorverwijzen naar relevante instanties en/of juristen.

3. Beslissingen maken en beleid voeren

Hoewel een vertrouwenspersoon een waardevolle bron voor ondersteuning en advies is binnen de organisatie, is het belangrijk om te weten dat er ook formele kanalen en procedures zijn voor het behandelen van klachten en problemen. Een vertrouwenspersoon helpt je te navigeren door deze processen, maar is niet verantwoordelijk voor het volledig vervangen ervan. Daarnaast is een vertrouwenspersoon geen beslissingsbevoegde instantie. Verwacht dus niet dat hij of zij maatregelen neemt of sancties oplegt aan medewerkers.

4. Partijdigheid

Verwacht niet dat een vertrouwenspersoon partijdig is. De vertrouwenspersoon behartigt de belangen van jouw medewerkers, maar houdt ook rekening met de belangen van jouw organisatie. Zij zoeken naar een evenwichtige oplossing waarin beide partijen worden gerespecteerd.

Hoe zit het bij jouw organisatie?

De vertrouwenspersoon, of dat nu een interne of externe vertrouwenspersoon betreft, is onmisbaar als het gaat om preventie van (te) hoge werkdruk en grensoverschrijdend gedrag. Wij kennen het belang van een vertrouwenspersoon en ondersteunen organisaties bij het implementeren van een effectief vertrouwenspersoon-systeem. Met een vertrouwenspersoon die bij jouw organisatie past. Wil jij meer weten? Laat ons met je meedenken! Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.

Meer Ontwikkelingen

vertrouwenspersoon Charlotte Lambooij

Vertrouwenspersoon Charlotte Lambooij: Betrokkenheid en expertise voor een veilige werkomgeving

Vertrouwenspersonen worden vaak gezien als degenen waar je naartoe stapt bij problemen op de werkvloer. Charlotte…
externe vertrouwenspersoon in gesprek

Een interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen? Wat past het beste bij jouw organisatie?

Agressie, intimidatie of grensoverschrijdend gedrag wil je koste wat het kost vermijden, ook op de werkvloer.…
wat is psychosociale arbeidsbelasting

Wat is psychosociale arbeidsbelasting?

Psychosociale Arbeidsbelasting: hoe, wat, waar en waarom juist niét? Een (te) hoge werkdruk kan spanning opleveren.…